Un espace de travail optimisé booste la concentration, l’efficacité et donc la productivité. Cela permet de rester focus sur son activité sans se laisser disperser, sans perdre du temps pour s’installer ou pour trouver un document. C’est même parfois votre image professionnelle et votre crédibilité qui peut être en jeu auprès de vos clients ou partenaires. Alors, pour y voir plus clair et gagner en temps et en efficience au quotidien, suivez le guide, c’est par ici.
Vous souhaitez gagner en productivité dans votre travail ? Retrouvez sans plus attendre les 10 conseils pour mieux organiser, aménager et optimiser votre espace de travail.
Conseil n°1 : Prenez un temps d’introspection
Avant d’agir et de foncer tête baissée, prenez un petit temps pour réfléchir à vos besoins, à vos objectifs, à ce qui fonctionne bien, à ce qui peut/doit être amélioré.
Conseil n°2 : Planifiez un temps dédié
Pour passer à l’action, il est important d’être totalement disponible et concentré : l’idée c’est de bloquer un ou des créneaux dans son planning spécialement pour réorganiser son espace de travail.
Et comme, selon la loi de Parkinson, le temps s’étire à l’infini s’il n’est pas limité, notez aussi une heure de début et une heure de fin pour booster votre efficacité sur ce projet.
Conseil n°3 : Délimitez votre espace de travail
Pièce, bureau, espace dédié dans une pièce à vivre ou solutions de rangement nomades, il est important de savoir à l’avance où et comment travailler, d’avoir ses outils de travail prêts à l’emploi, rassemblés en un seul endroit et de ne pas perdre de temps à s’installer.
Cela permet également de passer plus facilement du mode perso ou mode pro. On évite idéalement de travailler sur son lit ou sur son canapé par exemple.
Conseil n°4 : Triez
C’est bien connu, « le bazar ne se range pas, il s’élimine ! ».
Passez chaque objet et chaque document en revue et posez-vous les bonnes questions pour savoir ce qu’il faut garder, donner ou jeter/recycler :
- Est-ce un document légal, juridique, à conserver ?
- Quel est le délai légal de conservation ?
- Est-ce un objet en état de marche ? fournitures, appareils électroniques et informatiques.
- Est-ce un objet dont je me sers ?
- Est-ce un objet qui apporte une plus-value à mon travail ou à mon bien-être dans mon espace de travail ?
Pour les deux premières questions, voici le lien vers le site du service public avec toutes les informations utiles.
Conseil n° 5 : Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place
Tout comme pour le rangement d’une salle de bain, attribuer une place bien définie à chaque chose permet de tout trouver et de tout ranger rapidement. Ainsi, terminé les objets qui trainent à droite ou à gauche car ils sont « SDF ».
Fini les objets qui se mélangent, qui finissent sous ou derrière une pile, qu’on a du mal à retrouver et qui font perdre un temps précieux. L’astuce pour trouver le bon emplacement aux objets est de s’interroger sur la fréquence d’utilisation qui déterminera une place plus ou moins à portée de main.
Conseil n° 6 : Catégorisez
Ranger les objets en les regroupant par famille permet de savoir où chercher, où ranger mais permet aussi de savoir exactement ce qu’on a et donc de mieux gérer les stocks et maîtriser les achats.
Résultat : vous gagnez du temps au quotidien, vous évitez de vous encombrer à nouveau et vous faites des économies.
Conseil n°7 : Utilisez des rangements fonctionnels
Plus vous devez faire de gestes pour ranger quelque chose, plus vous risquez d’être découragé à l’avance et donc de ne pas ranger. Ainsi, selon la loi du moindre effort, utilisez des rangements faciles d’accès.
Eviter les boîtes dans les boîtes, les chemises plastifiées dans les classeurs placés dans une armoire fermée. Retenez que la meilleure option correspond à celle qui demande la plus faible dépense d’énergie et limitez si possible à deux gestes consécutifs.
Pensez aux rangements verticaux à portée de main pour les dossiers du quotidien, aux supports muraux pour les notes mais aussi les câbles, aux compartiments sans couvercle.
Conseil n° 8 : Un environnement de travail agréable et propice à la concentration
Pour éviter les distractions visuelles et éviter aussi que le désordre ne se réinstalle trop vite, les plans de travail et surfaces planes doivent au maximum être dégagées : des éléments de déco doivent être choisis en conscience et en nombre limité pour une ambiance propice à la concentration, chaleureuse, fonctionnelle et qui donne envie de se mettre au travail.
Conseil n° 9 : N’oubliez pas votre espace numérique
Trier et ranger votre plan de travail, vos tiroirs et vos armoires c’est bien. Il ne faut cependant pas s’arrêter à l’espace physique, votre espace de travail est aussi, souvent, numérique.
Là aussi, triez, catégorisez, archivez, jetez. Vous gagnerez un temps précieux au quotidien, une clarté d’esprit à coup sûr et peut-être même aussi une meilleure image professionnelle.
Conseil n° 10 : « Perdre du temps pour en gagner »
Voilà votre espace de travail délimité, trié, désencombré, rangé, décoré, bref opérationnel pour que vous puissiez vous concentrer à part entière sur votre cœur de métier sans perdre de temps et d’énergie.
Il serait dommage de réduire à néant tous vos efforts, c’est pour cela qu’il est primordial de mettre en place de nouvelles habitudes pour maintenir votre espace en ordre. Prenez quelques minutes chaque soir par exemple pour remettre votre surface de travail en ordre.
